Mất dữ liệu từ hộp thư do lỗi từ nhà cung cấp dịch vụ hay do quên mật khẩu đăng nhập đôi khi khiến người dùng gặp rắc rối, nhất là đối với những hộp thư chứa các email có nội dung quan trọng. Bài viết sau sẽ cung cấp một giải pháp phòng ngừa.
Từ đầu tuần qua, hàng loạt người dùng Gmail đã bị mất hết dữ liệu trong hộp thư của mình, cho đến nay Google vẫn chưa thể khôi phục được.Nếu là người thường xuyên chứa những thông tin quan trọng trên hộp thư của mình hoặc có những email với những nội dung cần thiết… và cảm thấy bất an nếu chẳng may lỗi trên có thể xảy đến với tài khoản đang sử dụng, hoặc thường gặp hơn đó là quên mật khẩu đăng nhập hộp thư mà không thể khôi phục được, sao lưu toàn bộ hộp thư về máy tính của mình là giải pháp phòng ngừa hữu hiệu nhất.
Thủ thuật dưới đây sẽ hướng dẫn người dùng cách thức sao lưu toàn bộ hộp thư Gmail về ổ cứng. (Gmail là một trong những dịch vụ email được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay tại Việt Nam).
Để thực hiện điều này, chúng ta sẽ nhờ đến Thunderbird, là phần mềm quản lý mail mạnh mẽ và thông dụng. Thunderbird là sản phẩm khác của Mozilla, vốn rất nổi tiếng với sản phẩm Firefox.
Các bước tiến hành:
- Đầu tiên, đăng nhập vào tài khoản Gmail, kích vào mục ‘Settings’ (hoặc ‘Cài đặt’ đối với những tài khoản Gmail sử dụng giao diện tiếng Việt) từ bên góc phải.
- Từ giao diện Settings hiện ra, kích tiếp vào mục ‘Forwarding and POP/IMAP’ (hoặc mục ‘Chuyển tiếp và POP/IMAP’ đối với giao diện tiếng Việt).
- Tại đây, nhấn vào tùy chọn ‘Enable POP for all mail’. Với mục ‘When Messages are accessed with POP’, bạn chọn ‘keep Gmail’s copy in the inbox.
- Nhấn ‘Save Changes’ để lưu lại thiết lập.
- Tiến hành cài đặt Thunderbird. Trong lần đầu tiên sử dụng, một hộp thoại hiện ra yêu cầu bạn điền thông tin tài khoản email cần sao lưu. Khai báo tên sử dụng và mật khẩu vào khung rồi nhấn Continue để tiếp tục.
- Sau đó, hộp thoại đăng nhập sẽ tiếp tục mở rộng. Tại đây, bạn nhấn vào tùy chọn ‘POP’ rồi nhấn vào nút ‘Creat Account’.
- Phần mềm sẽ tiến hành kiểm tra lại 1 lần nữa các thông tin về tài khoản mà bạn đã khai báo (tên đăng nhập, mật khẩu…) với dịch vụ email. Sau khi kiểm tra hoàn tất, bạn sẽ được đưa lại giao diện chính của Thunderbird.
- Bây giờ, Thunderbird sẽ tự động download toàn bộ các email đang có trong hộp thư của bạn. Quá trình diễn ra nhanh hay chậm phụ thuộc vào khối lượng email có trong hộp thư của bạn.
Nếu thấy phần mềm không tự động download email từ hộp thư, bạn có thể nhấn vào nút ‘Get Mail’ từ góc trên bên trái giao diện phần mềm để bắt đầu quá trình download.
Một vài thiết lập quan trọng:
Tuy nhiên, bạn cũng cần phải tùy chỉnh 1 vài thiết lập của Thunderbird để phần mềm hoạt động hiệu quả hơn.
Chọn Tools -> Account Settings từ menu của phần mềm.
- Tại hộp thoại Account Settings hiện ra sau đó, chọn mục Server Settings. Thay đổi thiết lập tại mục ‘Check for new messages every’ từ 10 phút xuống còn 1 phút để phần mềm có thể donwload được những email mới thường xuyên hơn.
Đặc biệt, bạn cần phải giữ nguyên tùy chọn ‘Leave messages on server’ và bỏ đi tùy chọn ‘For almost…’ và ‘Until I delete theme’ để đảm bảo những email sau khi được phần mềm donwload vẫn còn được giữ trên hộp thư trực tuyến.
- Tiếp theo, vẫn trên hộp thoại Account Settings, kích vào mục ‘Junk Settings’ từ bên tay trái.
Tại đây, đánh dấu bỏ đi tùy chọn ‘Enable adaptive junk mail controls for this account’.
Cuối cùng nhấn OK để lưu lại các thiết lập.
Xử lý email ngay trên Thunderbird
Ngoài tính năng sao lưu email, Thunderbird còn là một phần mềm để quản lý email hiệu quả. Giờ đây, người dùng có thể nhận, trả lời hoặc chuyển tiếp email trực tiếp từ Thunderbird mà không cần phải đăng nhập vào dịch vụ email như ban đầu.
Khi kích vào những email đã được phần mềm download, nội dung của email sẽ được hiển thị ở khung bên dưới. Từ đây, người dùng có thể nhấn nút ‘Reply’ để trả lời email đó, hoặc nhấn nút ‘Forward’ để chuyển tiếp hay nhấn Delete để xóa.
Để gửi 1 email mới từ Thunderbird, bạn chọn ‘File -> New -> Message’ từ menu của phần mềm.
Đặc biệt, phần mềm cho phép quản lý đồng thời nhiều tài khoản email khác nhau. Để thêm 1 tài khoản vào mục quản lý của Thunderbird, chọn ‘File -> New -> Mail Account’ rồi thực hiện lại các bước như đã hướng dẫn ở trên để nhập tài khoản email vào mục quản lý của Thunderbird.
Theo Phạm Thế Quang Huy (Dân trí)
Tham khảo thêm:
Sao lưu hộp thư Gmail
Nếu thư từ của bạn chỉ nằm tại một nơi duy nhất là tài khoản Gmail mà chưa được sao lưu vào một nơi nào khác thì đã đến lúc nên tiến hành ngay công việc này. Bởi vì đã xảy ra trường hợp hàng trăm nghìn tài khoản Gmail bị xóa sạch vì lý do kỹ thuật!
1. Sử dụng Google Gears
Trong giao diện Gmail bạn bấm vào biểu tượng Options ở góc phải trên màn hình, chọn Mail Settings, chuyển sang thẻ Offline và đánh dấu chọn tại ô Enable Offline Mail for this computer. Cũng trong giao diện này, mục Recent message range cho phép bạn xác định khoảng thời gian sao lưu email, ví dụ ở đây chọn 1 tháng (1 month). Sau đó bấm Change Label Settings.
Tại đây, mục Label chứa danh sách tất cả các thư mục hiện có trong tài khoản Gmail của bạn, mỗi thư mục sẽ có thêm 3 tùy chọn bổ sung:
- All: hệ thống sẽ download toàn bộ email trong thư mục đã chỉ định của Gmail.
- 1 month: bất cứ email nào có thời gian tồn tại trên 1 tháng sẽ không được tải về.
- None: toàn bộ email trong thư mục này sẽ không được tải về.
Muốn tải về tất cả email, hay các email trong vòng 1 tháng trở lại, hay không tải tất cả email, bạn bấm vào liên kết Set All, Set 1 month hay Set None. Bạn cũng có thể xác định dung lượng file đính kèm tối đa ở phần Attachments: Specifiy maximum attachment sizes. Cuối cùng bấm, nút Save Changes để lưu lại các thiết lập.
Kế tiếp bấm Next, đánh dấu chọn vào ô I trust this site. Allow it to use Gears xong bấm Allow, chọn biểu tượng cho chương trình và bấm OK.
Google sẽ hoàn tất quá trình cài đặt và tải các dữ liệu email cần thiết về máy tính. Khoảng thời gian này phụ thuộc vào số lượng email của người sử dụng. Khi hoàn tất sẽ có thêm biểu tượng dấu check màu xanh nhỏ phía bên trên góc phải của Gmail, bên dưới phần tên tài khoản.
Tất cả các email và file đính kèm được tải về sẽ lưu trữ ở thư mục mail.google.com tại đường dẫn %UserProfile%\AppData\Local\Google\Chrome\User Data\Default\Plugin Data\Google Gears, bạn chỉ việc sao lưu thư mục này vào một nơi an toàn.
2. Sử dụng phần mềm chuyên dụng
Gmail Backup (http://www.gmail-backup.com) là một công cụ đơn giản và dễ sử dụng để sao lưu tài khoản Gmail. Sau khi cài đặt, bạn nhập thông tin tài khoản gồm địa chỉ email đầy đủ (Gmail login), mật khẩu (password), thư mục lưu trữ các email sao lưu (Backup Folder), khoảng thời gian chứa các thư cần sao lưu ở hai mục Since Date và Before Date, xong bấm nút Backup. Bạn có thể khôi phục lại bất cứ khi nào có bất trắc xảy ra bằng cách bấm nút Restore.
Chuyên nghiệp hơn là Gmail Keeper (http://gmailkeeper.com) có giá 20 USD, giúp bạn lưu trữ tất cả các email thành một tập tin nén duy nhất. Tiện ích này hỗ trợ nhiều tài khoản và thậm chí là nhãn của từng tin nhắn, ngoài ra, các email được sao lưu sẽ được mã hóa và đặt mật khẩu để bảo vệ tính riêng tư.
3. Sử dụng dịch vụ web Backupify
Backupify là một tiện ích điện toán đám mây giúp bạn sao lưu toàn bộ dữ liệu trên Gmail và các tài khoản trực tuyến phổ biến hiện nay gồm Flickr, Twitter, Facebook...
Sau khi truy cập vào https://www.backupify.com, bạn bấm Sign Up Now để đăng ký tài khoản miễn phí. Kế đến, bấm Add sau dịch vụ Gmail và bấm tiếp nút Authorize via Oauth, đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn, bấm Grant acess để cho phép Backupify hoạt động. Với tài khoản miễn phí bạn sẽ được cung cấp 2 GB dung lượng lưu trữ. Bên dưới là mục Backup Settings cho bạn thiết lập thời gian sao lưu, gồm Weekly (hàng tuần) và Daily (hàng ngày). Bạn đánh dấu vào ô Email me every time a backup is performed để nhận email thông báo mỗi khi sao lưu xong một dịch vụ, hoặc Do not notify me via email of any backups để không nhận email. Sau khi hoàn tất, bạn vào thẻ Archives, tại ô Select a Service, chọn dịch vụ Gmail để xem các dữ liệu mà Backupify đã sao lưu. 4. Sử dụng một chương trình mail trên máy trạmĐây là phương pháp được sử dụng phổ biến nhất. Gmail sẽ cung cấp quyền truy cập cho các phần mềm như Apple Mail, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, Outlook Express... tiến hành sao lưu.Đầu tiên, bạn cần kích hoạt tính năng POP trong Gmail bằng cách vào thẻ Forwarding and POP/IMAP ở mục Mail settings và đánh dấu vào tùy chọn Save Enable POP for all mail, xong bấm Save changes để lưu lại. Kế đến truy cập vào địa chỉ http://mail.google.com/support/bin/topic.py?topic=12912 để xem hướng dẫn chi tiết bằng hình ảnh cách thức tiến hành sao lưu ứng với các chương trình mail như Apple Mail, Microsoft Outlook, Thunderbird...
IT_ROSE - it.rose.lk@gmail.com
Theo: Khoahocphothong
Nhận xét
Đăng nhận xét